Was ist die Kassennachschau — und warum trifft sie Hofläden?
Die Kassennachschau nach § 146b AO ermöglicht eine Prüfung kassenbezogener Aufzeichnungen und Geschäftsvorfälle ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung. Amtsträger dürfen dafür während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten. Den Gesetzestext findest du bei gesetze-im-internet.de (§ 146b AO).
Vor der förmlichen Nachschau können öffentlich zugängliche Geschäftsräume beobachtet und Testkäufe durchgeführt werden, ohne dass sich der Amtsträger sofort ausweisen muss. Mit Beginn der Prüfung ist der Dienstausweis vorzulegen. Die konkrete Auswahl und der Umfang einer Nachschau liegen bei der Finanzverwaltung.
So läuft eine Kassennachschau ab
Die Nachschau beginnt in dem Moment, in dem sich der Prüfer ausweist — ab dann gelten Mitwirkungspflichten. Der typische Ablauf:
- 1. Beobachtung/Testkauf (optional, anonym): Der Prüfer kauft ein und prüft, ob der Verkauf in der Kasse landet und ein Beleg angeboten wird.
- 2. Ausweisen: Der Prüfer zeigt den Dienstausweis und übergibt in der Regel ein Merkblatt. Ab jetzt läuft die förmliche Nachschau. Lass dir den Ausweis zeigen und notiere Name und Dienststelle.
- 3. Kassensturz: Häufig wird ein Kassensturz verlangt: Ist-Bestand zählen und mit dem Soll laut Kasse bzw. Kassenbericht abgleichen. Deshalb ist der tägliche Kassensturz im Alltag so wichtig — er ist genau diese Übung.
- 4. Daten und Unterlagen: Bei elektronischen Kassen darf der Prüfer die Kassendaten samt TSE-Daten über die einheitliche Schnittstelle einsehen bzw. eine Datenübermittlung verlangen. Bei offener Ladenkasse betrifft das die Kassenberichte und Zählprotokolle. Auch die Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitungen können angefragt werden.
- 5. Ergebnis: Ist alles plausibel, endet die Nachschau ohne Folgen. Bei Beanstandungen darf der Prüfer ohne separate Anordnung zur regulären Außenprüfung übergehen — dann wird es aufwendig.
Wichtig zu wissen: Privaträume darf der Prüfer gegen deinen Willen nicht betreten (Ausnahme: Gefahr im Verzug). Die Nachschau bezieht sich auf Geschäftsräume und die Kasse.
Deine Rechte und Pflichten während der Prüfung
Du musst mitwirken — aber du hast auch Rechte. Beides zu kennen nimmt der Situation die Panik.
Deine Pflichten
- Zutritt zu den Geschäftsräumen während der Geschäftszeiten gewähren.
- Kassendaten, TSE-Daten, Organisationsunterlagen (z. B. Verfahrensdokumentation) und bei offener Ladenkasse die Kassenberichte vorlegen.
- Auf Verlangen einen Kassensturz ermöglichen und Auskünfte zur Kassenführung geben.
Deine Rechte
- Ausweis verlangen: Ohne Dienstausweis keine Nachschau — höflich danach zu fragen ist völlig legitim.
- Beistand hinzuziehen: Du darfst deine Steuerberatung anrufen und um schnelles Dazukommen bitten. Die Prüfung musst du deshalb aber nicht abbrechen lassen.
- Protokoll führen: Notiere Beginn, Ende, Namen und was geprüft und übergeben wurde. Lass dir übergebene Datenträger/Unterlagen quittieren.
- Ruhe bewahren: Du bist nicht verpflichtet, Vermutungen zu äußern oder Lücken zu „erklären“, bevor du mit deiner Steuerberatung gesprochen hast. Sachliche Auskünfte zur Kassenbedienung genügen.
Die Vorbereitungs-Checkliste: in fünf Minuten auskunftsfähig
Eine Kassennachschau besteht man nicht am Prüfungstag, sondern durch saubere Routinen davor. Diese Punkte sollten jederzeit griffbereit bzw. erledigt sein:
- Täglicher Kassensturz: Kassenbestand zählen, mit dem Soll abgleichen, Differenzen mit Datum und Grund notieren. Bei elektronischer Kasse liefert der Tagesabschluss das Bar-Soll auf Knopfdruck.
- Lückenlose Belegfolge: Fortlaufende Belegnummern ohne Löcher. Stornos bleiben dokumentiert im Journal statt gelöscht zu werden.
- Belege anbieten: Jeder Verkauf, jeder Kunde — der anonyme Testkauf prüft genau das.
- TSE in Ordnung: TSE aktiv und Zertifikat nicht abgelaufen. Die Kasse ist über „Mein ELSTER“ gemeldet (Anschaffung und Außerbetriebnahme je innerhalb eines Monats).
- Verfahrensdokumentation: Kurz und schriftlich: Wie wird kassiert, wer bedient die Kasse, wie laufen Storno, Entnahmen, Tagesabschluss? Bei Vertrauenskasse/SB-Laden besonders wichtig.
- Team gebrieft: Aushilfen wissen: Ausweis zeigen lassen, Chef und Steuerberatung anrufen, freundlich bleiben, nichts unterschreiben.
Welche Pflichten für deine Kassenart grundsätzlich gelten — offene Ladenkasse, elektronische Kasse, SB-Hofladen —, erklärt ausführlich der Ratgeber Hofladen-Kasse: TSE-Pflicht, Kosten und Pflichten.
Was passiert bei Beanstandungen?
Beanstandungen können je nach Art und Gewicht unterschiedliche Folgen haben.
- Übergang zur Außenprüfung: Geben die Feststellungen Anlass, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Auf den Übergang ist schriftlich hinzuweisen.
- Schätzung: Sind Aufzeichnungen nicht nachvollziehbar, kann die Finanzbehörde Besteuerungsgrundlagen schätzen. Ob die Voraussetzungen vorliegen, ist eine Einzelfallentscheidung.
- Ordnungswidrigkeiten: Verstöße gegen einzelne Aufzeichnungs- oder Sicherungspflichten können geahndet werden.
- Weitere Verfahren: Bei einem entsprechenden Verdacht können zusätzliche steuerliche oder strafrechtliche Prüfungen folgen.
Belastbare tägliche Abläufe, geordnete Unterlagen und eine aktuelle Verfahrensdokumentation erleichtern die Auskunft. Sie garantieren weder Dauer noch Ergebnis einer Nachschau. Diese Übersicht ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.
Wie eine gute Kasse die Nachschau entspannt
Eine nachvollziehbar konfigurierte Kasse kann die Vorbereitung auf eine Kassennachschau unterstützen. Darauf kommt es an:
- Belegnummern und Stornos: Belege werden serverseitig nummeriert. Stornos bleiben mit ihrer Referenz im Kassenjournal erhalten.
- Tagesabschluss: Verkäufe, Umsatz sowie Bar- und Kartensummen stehen je Kalendertag getrennt bereit. Der tatsächliche Bargeldbestand muss weiterhin gezählt und abgeglichen werden.
- Steuersätze und Pfand: Die Software bildet konfigurierte Steuersätze und Pfandpositionen ab. Die korrekte Zuordnung je Artikel verantwortet der Betrieb.
- TSE-Daten am Beleg: Bei aktiver Anbindung übernimmt die Kasse die vorgesehenen TSE-Daten in den Belegprozess. Farmerino integriert dafür fiskaly.
- Auswertung: Bar- und Kartenumsätze lassen sich getrennt auswerten und für die weitere Buchhaltung exportieren.
Das Kassensystem-Paket von Farmerino kostet 99 €/Monat zzgl. USt. und ist separat vom Online-Hofladen buchbar. Es nutzt einen gemeinsamen Warenbestand mit dem Shop. Die Pakete findest du im Verkäufer-Dashboard unter Pakete.
Häufige Fragen zur Kassennachschau
Muss sich das Finanzamt für eine Kassennachschau ankündigen?
Nein. Die Kassennachschau nach § 146b AO ist ausdrücklich unangekündigt und während der üblichen Geschäftszeiten jederzeit zulässig. Der Prüfer darf sich vorab sogar anonym im Laden aufhalten und Testkäufe machen. Erst wenn er sich ausweist, beginnt die förmliche Nachschau mit deinen Mitwirkungspflichten.
Darf der Prüfer einen Kassensturz verlangen?
Ja, das ist ein üblicher Bestandteil der Kassennachschau: Der Ist-Bestand der Kasse wird gezählt und mit dem Soll laut Kassensystem oder Kassenbericht abgeglichen. Wer täglich einen Kassensturz macht und Differenzen dokumentiert, erlebt hier keine Überraschung — bei einer elektronischen Kasse liefert der Tagesabschluss das Bar-Soll direkt.
Was wird bei einer elektronischen Kasse geprüft?
Der Prüfer kann die Kassendaten samt TSE-Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle einsehen oder eine Datenübermittlung verlangen: Einzelbuchungen, Stornos, Signaturen und Signaturzähler der TSE, Belegfolge sowie die ELSTER-Meldung der Kasse. Auch Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitung können angefragt werden.
Was wird bei einer offenen Ladenkasse geprüft?
Die täglichen, rückwärts aufgebauten Kassenberichte mit gezähltem Kassenbestand, Zählprotokolle sowie dokumentierte Entnahmen und Einlagen. Da es keine elektronische Aufzeichnung gibt, hängt alles an der Nachvollziehbarkeit dieser Unterlagen. Bei Lücken oder nachträglich rekonstruierten Berichten kann das Finanzamt Umsätze hinzuschätzen.
Kann die Kassennachschau in eine Betriebsprüfung übergehen?
Ja. Gibt die Nachschau dazu Anlass, darf der Prüfer ohne separate Prüfungsanordnung direkt zur Außenprüfung übergehen. Darauf muss er schriftlich hinweisen. Das ist der wichtigste Grund, die Kassenführung dauerhaft sauber zu halten statt auf Ankündigungsfristen zu hoffen.
Gilt die Kassennachschau auch für SB-Hofläden und Vertrauenskassen?
Ja. Auch Selbstbedienungs-Hofläden mit Vertrauenskasse sind bargeldintensive Betriebe und können geprüft werden. Die Vertrauenskasse ist rechtlich eine offene Ladenkasse — entscheidend sind tägliche Kassenberichte, Zählprotokolle und eine kurze Verfahrensdokumentation, wie kassiert und geleert wird.
Was sollte mein Personal bei einer Kassennachschau tun?
Ruhe bewahren, den Dienstausweis zeigen lassen, sofort die Betriebsleitung und die Steuerberatung informieren und sachlich bei der Kassenbedienung helfen. Aushilfen sollten keine inhaltlichen Erklärungen zur Buchführung abgeben und nichts unterschreiben — das ist Sache der Inhaberin oder des Inhabers mit steuerlichem Beistand.
Kassendaten für eine Nachschau vorbereiten
Das Kassensystem-Paket (99 €/Monat zzgl. USt.) ergänzt deinen Online-Hofladen um eine geräteunabhängige Web-Kasse mit fortlaufenden Belegnummern, Tagesabschluss mit Bar-Soll und eingebauter TSE-Signierung (fiskaly). Der Online-Hofladen selbst bleibt ohne Grundgebühr: nur 3,9 % Plattform-Marge zzgl. USt., gedeckelt auf 149 €/Monat, ausschließlich bei abgeschlossenen Bestellungen.