Kassennachschau im Hofladen: Ablauf, Rechte und Vorbereitung (2026)

Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung direkt im Laden — ohne Prüfungsanordnung, ohne Vorlauf, während der üblichen Geschäftszeiten. Sie ist keine Betriebsprüfung, sondern ein schneller Kassen-Check: Der Prüfer will sehen, ob deine Bareinnahmen vollständig und richtig erfasst werden. Den Gesetzestext findest du bei gesetze-im-internet.de (§ 146b AO).

Bargeldintensive Betriebe stehen dabei besonders im Fokus — und Hofläden, Wochenmarktstände und SB-Läden sind klassische Bargeld-Betriebe. Der Prüfer darf sich vor der eigentlichen Nachschau auch anonym im Laden aufhalten, beobachten und Testkäufe machen. Die freundliche Kundin, die gestern ein Glas Honig gekauft und auf den Beleg geachtet hat, kann heute den Dienstausweis zeigen.

Die Nachschau beginnt in dem Moment, in dem sich der Prüfer ausweist — ab dann gelten Mitwirkungspflichten. Der typische Ablauf:

• 1. Beobachtung/Testkauf (optional, anonym): Der Prüfer kauft ein und prüft, ob der Verkauf in der Kasse landet und ein Beleg angeboten wird.
• 2. Ausweisen: Der Prüfer zeigt den Dienstausweis und übergibt in der Regel ein Merkblatt. Ab jetzt läuft die förmliche Nachschau. Lass dir den Ausweis zeigen und notiere Name und Dienststelle.
• 3. Kassensturz: Häufig wird ein Kassensturz verlangt: Ist-Bestand zählen und mit dem Soll laut Kasse bzw. Kassenbericht abgleichen. Deshalb ist der tägliche Kassensturz im Alltag so wichtig — er ist genau diese Übung.
• 4. Daten und Unterlagen: Bei elektronischen Kassen darf der Prüfer die Kassendaten samt TSE-Daten über die einheitliche Schnittstelle einsehen bzw. eine Datenübermittlung verlangen; bei offener Ladenkasse die Kassenberichte und Zählprotokolle. Auch die Verfahrensdokumentation und Bedienungsanleitungen können angefragt werden.
• 5. Ergebnis: Ist alles plausibel, endet die Nachschau ohne Folgen. Bei Beanstandungen darf der Prüfer ohne separate Anordnung zur regulären Außenprüfung übergehen — dann wird es aufwendig.

Wichtig zu wissen: Privaträume darf der Prüfer gegen deinen Willen nicht betreten (Ausnahme: Gefahr im Verzug). Die Nachschau bezieht sich auf Geschäftsräume und die Kasse.

Du musst mitwirken — aber du hast auch Rechte. Beides zu kennen nimmt der Situation die Panik.

Deine Pflichten

• Zutritt zu den Geschäftsräumen während der Geschäftszeiten gewähren.
• Kassendaten, TSE-Daten, Organisationsunterlagen (z. B. Verfahrensdokumentation) und bei offener Ladenkasse die Kassenberichte vorlegen.
• Auf Verlangen einen Kassensturz ermöglichen und Auskünfte zur Kassenführung geben.

Deine Rechte

• Ausweis verlangen: Ohne Dienstausweis keine Nachschau — höflich danach zu fragen ist völlig legitim.
• Beistand hinzuziehen: Du darfst deine Steuerberatung anrufen und um schnelles Dazukommen bitten; die Prüfung musst du deshalb aber nicht abbrechen lassen.
• Protokoll führen: Notiere Beginn, Ende, Namen und was geprüft und übergeben wurde. Lass dir übergebene Datenträger/Unterlagen quittieren.
• Ruhe bewahren: Du bist nicht verpflichtet, Vermutungen zu äußern oder Lücken zu „erklären“, bevor du mit deiner Steuerberatung gesprochen hast. Sachliche Auskünfte zur Kassenbedienung genügen.

Eine Kassennachschau besteht man nicht am Prüfungstag, sondern durch saubere Routinen davor. Diese Punkte sollten jederzeit griffbereit bzw. erledigt sein:

• Täglicher Kassensturz: Kassenbestand zählen, mit dem Soll abgleichen, Differenzen mit Datum und Grund notieren. Bei elektronischer Kasse liefert der Tagesabschluss das Bar-Soll auf Knopfdruck.
• Lückenlose Belegfolge: Fortlaufende Belegnummern ohne Löcher; Stornos bleiben dokumentiert im Journal statt gelöscht zu werden.
• Belege anbieten: Jeder Verkauf, jeder Kunde — der anonyme Testkauf prüft genau das.
• TSE in Ordnung: TSE aktiv und Zertifikat nicht abgelaufen; die Kasse ist über „Mein ELSTER“ gemeldet (Anschaffung und Außerbetriebnahme je innerhalb eines Monats).
• Verfahrensdokumentation: Kurz und schriftlich: Wie wird kassiert, wer bedient die Kasse, wie laufen Storno, Entnahmen, Tagesabschluss? Bei Vertrauenskasse/SB-Laden besonders wichtig.
• Team gebrieft: Aushilfen wissen: Ausweis zeigen lassen, Chef und Steuerberatung anrufen, freundlich bleiben, nichts unterschreiben.

Welche Pflichten für deine Kassenart grundsätzlich gelten — offene Ladenkasse, elektronische Kasse, SB-Hofladen —, erklärt ausführlich der Ratgeber Hofladen-Kasse: TSE-Pflicht, Kosten und Pflichten.

Formfehler in der Kassenführung sind kein Kavaliersdelikt: Sie können die Beweiskraft deiner gesamten Buchführung erschüttern. Die Folgen reichen je nach Schwere von Hinweisen bis zu ernsten Konsequenzen:

• Übergang zur Außenprüfung: Der Prüfer darf bei Anlass direkt und ohne separate Prüfungsanordnung in eine reguläre Betriebsprüfung übergehen — ein schriftlicher Hinweis genügt.
• Hinzuschätzungen: Ist die Kassenführung nicht nachvollziehbar, darf das Finanzamt Einnahmen schätzen — erfahrungsgemäß nicht zu deinen Gunsten.
• Bußgelder: Der Betrieb einer elektronischen Kasse ohne TSE oder Verstöße gegen die Mitwirkungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
• Steuerstrafverfahren: Bei Verdacht auf vorsätzlich verkürzte Einnahmen droht mehr als nur eine Schätzung.

Die gute Nachricht: Wer die Routinen aus der Checkliste lebt, hat von der Kassennachschau wenig zu befürchten — sie dauert dann oft weniger als eine Stunde.

Der größte Unterschied zwischen Stress und Routine ist eine Kasse, die die Prüfungsanforderungen im Alltag automatisch miterledigt. Darauf kommt es an:

• Fortlaufende Belegnummern: Serverseitig vergeben und lückenlos (bei der Farmerino-Kasse z. B. im Format K-20260719-0007) — Stornos bleiben mit ihrer Nummer im Kassenjournal erhalten.
• Tagesabschluss auf Knopfdruck: Verkäufe, Umsatz, Bar- und Kartensumme je Kalendertag getrennt — das Bar-Soll für den Kassensturz steht ohne Rechnen bereit.
• Saubere Steuertrennung: 7 %/19 %, landwirtschaftliche Durchschnittssätze und Pfand (19 %) je Bon korrekt ausgewiesen.
• TSE-Daten am Beleg: Signatur, Signaturzähler, Transaktionsnummer und QR-Code gehören bei angebundener TSE auf den Beleg — genau die Daten, die der Prüfer sehen will. Bei der Farmerino-Kasse ist die TSE-Signierung (fiskaly) eingebaut.
• Getrennte Auswertung in der Finanzübersicht: Bar- und Kartenumsätze getrennt sichtbar — auch für deine eigene Buchhaltung und den DATEV-Export ein Gewinn.

Das Kassensystem-Paket von Farmerino (99 €/Monat) bündelt genau diese Punkte in einer geräteunabhängigen Web-Kasse, die sich den Warenbestand mit deinem Online-Hofladen teilt. Die Pakete findest du im Verkäufer-Dashboard unter Pakete.