Brauche ich als Hofladen überhaupt eine Kasse?
In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht: Du darfst deinen Hofladen grundsätzlich mit einer offenen Ladenkasse führen, also mit Geldkassette oder Schublade ohne Elektronik. Verpflichtend ist nicht die Technik, sondern die vollständige und nachvollziehbare Aufzeichnung deiner Bareinnahmen. Die Wahl liegt deshalb zwischen zwei Wegen, die sich in Aufwand und Pflichten deutlich unterscheiden.
Offene Ladenkasse: erlaubt, aber aufwendig
Bei der offenen Ladenkasse gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 AO. Nur wenn du Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung verkaufst - der typische Hofladen-Fall -, darfst du stattdessen einen täglichen, rückwärts aufgebauten Kassenbericht führen: Du zählst den Kassenbestand bei Geschäftsschluss, dokumentierst Entnahmen und Einlagen und ermittelst daraus die Tageseinnahme. Ein tägliches Zählprotokoll ist dringend zu empfehlen, denn bei einer Prüfung muss die Kassenführung lückenlos nachvollziehbar sein. Formfehler können zu Hinzuschätzungen führen.
Elektronische Kasse: weniger Handarbeit, mehr Pflichten
Ein elektronisches Kassensystem nimmt dir das tägliche Rechnen ab, erfasst jeden Verkauf einzeln und liefert saubere Auswertungen für die Buchhaltung. Dafür greifen die Anforderungen der KassenSichV: TSE, Belegausgabepflicht und die Meldung ans Finanzamt - dazu gleich mehr. Für wachsende Hofläden mit vielen Artikeln, Pfand und mehreren Steuersätzen ist die elektronische Kasse trotzdem meist der entspanntere Weg. Wie die Kasse in ein Gesamtkonzept aus Laden, Sortiment und Online-Verkauf passt, zeigt der Ratgeber Hofladen eröffnen.
Was verlangt die KassenSichV (§ 146a AO)?
Sobald du ein elektronisches Kassensystem einsetzt, verlangt § 146a AO mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) drei Dinge: eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabe und die Meldung der Kasse ans Finanzamt. Den Gesetzestext findest du bei gesetze-im-internet.de (§ 146a AO).
1. Zertifizierte TSE
Die TSE signiert jeden Kassenvorgang fälschungssicher und speichert ihn revisionssicher. Sie besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, über die das Finanzamt die Daten bei einer Prüfung auslesen kann. Es gibt Hardware-TSE (etwa als USB-Stick oder SD-Karte in der Kasse) und Cloud-TSE, bei der die Signatur über einen zertifizierten Online-Dienst läuft. Eine elektronische Kasse ohne TSE zu betreiben ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit Bußgeld belegt werden kann.
2. Belegausgabepflicht
Du musst jeder Kundin und jedem Kunden unmittelbar nach dem Kauf einen Beleg anbieten - auf Papier oder digital, etwa per QR-Code. Mitnehmen muss den Beleg niemand. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur auf Antrag beim Finanzamt möglich (§ 148 AO, beim Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen) und wird restriktiv gehandhabt.
3. Meldepflicht über ELSTER
Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt elektronisch über "Mein ELSTER" gemeldet werden - mit Art und Anzahl der Systeme, Seriennummern und TSE-Daten je Betriebsstätte. Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats zu melden. Ergänzend darf das Finanzamt jederzeit unangekündigt eine Kassennachschau (§ 146b AO) durchführen und sich die Kassenführung samt TSE-Daten zeigen lassen.
Welche Kosten kommen auf mich zu?
Die Kosten einer Hofladen-Kasse setzen sich typischerweise aus vier Blöcken zusammen: Hardware, Software-Abo, TSE-Gebühr und laufende Nebenkosten. Konkrete Preise ändern sich laufend und unterscheiden sich stark je nach Anbieter - vergleiche deshalb immer die Gesamtkosten pro Jahr statt einzelner Posten.
- Hardware: Kassenterminal oder Tablet, Bondrucker, Kassenlade, gegebenenfalls Barcode-Scanner und Waage. Bei proprietären Komplettsystemen ist die Hardware oft der größte Einmalposten. Eine Web-Kasse, die auf deinem vorhandenen Smartphone, Tablet oder Desktop läuft, senkt diesen Block deutlich.
- Software-Abo: Die meisten Kassensysteme werden monatlich lizenziert; der Preis hängt vom Funktionsumfang ab (Artikelverwaltung, Auswertungen, Schnittstellen zur Buchhaltung).
- TSE-Gebühr: Eine Hardware-TSE kostet einmalig Geld und muss nach Ablauf ihrer Zertifikatslaufzeit (mehrere Jahre) ausgetauscht werden; eine Cloud-TSE läuft als Abo. Prüfe, ob die TSE im Software-Preis enthalten ist oder separat berechnet wird.
- Nebenkosten: Bonrollen, Support, Updates - und bei manchen Anbietern Transaktionsgebühren, teils sogar auf Barzahlungen. Gerade den letzten Punkt solltest du im Kleingedruckten prüfen.
Worauf du bei der Auswahl grundsätzlich achten solltest - vom Kostenmodell über Vertragsbindung bis zur Integration mit dem Online-Verkauf - behandelt ausführlich der Leitfaden Direktvermarktungs-Software.
Wie werden Pfand und landwirtschaftliche Durchschnittssätze abgerechnet?
An der Hofladen-Kasse treffen oft mehrere Steuersätze aufeinander - die Kasse muss sie je Bon sauber trennen können. Die folgenden Punkte sind eine Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung; die für deinen Betrieb richtigen Sätze klärst du mit deiner Steuerberatung.
Regelbesteuerung
Bei der Regelbesteuerung gilt für die meisten Lebensmittel der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, für andere Waren (etwa Getränke mit Ausnahmen, Blumen je nach Fall oder Non-Food-Artikel) der Regelsatz von 19 %.
Pauschalierung nach § 24 UStG
Pauschalierende land- und forstwirtschaftliche Betriebe rechnen mit Durchschnittssätzen ab - etwa 10,7 % für die meisten landwirtschaftlichen Erzeugnisse und 5,5 % für forstwirtschaftliche Erzeugnisse. Wichtig: Die Durchschnittssätze wurden in den vergangenen Jahren mehrfach angepasst, und die Pauschalierung ist an Voraussetzungen wie eine Umsatzgrenze geknüpft. Ob und mit welchem Satz du pauschalieren darfst, prüfst du deshalb mit deiner Steuerberatung; den Gesetzestext findest du bei gesetze-im-internet.de (§ 24 UStG). Zugekaufte Handelsware fällt nicht unter die Pauschalierung, sondern wird nach den Regelsätzen besteuert - auch das muss die Kasse trennen.
Pfand
Pfand auf Mehrweggebinde wird steuerlich mit 19 % behandelt - unabhängig davon, ob das Produkt selbst mit 7 % oder einem Durchschnittssatz abgerechnet wird. Deine Kasse sollte Pfand deshalb als eigene Position mit eigenem Steuersatz führen und bei Rückgabe sauber ausbuchen.
Was gilt für Selbstbedienungs-Hofläden?
Selbstbedienungs-Hofläden, Vertrauenskassen und Verkaufsautomaten boomen - steuerlich gelten aber dieselben Grundregeln wie am Tresen: Bareinnahmen müssen vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet werden. Entscheidend ist, welche Form der Kasse du einsetzt.
Vertrauenskasse
Die klassische Vertrauenskasse - Kunden legen Geld in eine Box - ist rechtlich eine offene Ladenkasse. Sie ist erlaubt, verlangt aber die gleichen Aufzeichnungen wie jede offene Ladenkasse: täglicher Kassenbericht mit Zählung des Bestands, dokumentierte Entnahmen und Einlagen, idealerweise ein Zählprotokoll. Da niemand den einzelnen Verkauf beobachtet, solltest du dein Verfahren zusätzlich schriftlich festhalten (Verfahrensdokumentation), damit die Kassenführung bei einer Prüfung plausibel ist.
Verkaufsautomaten
Für Warenautomaten gelten eigene Aufzeichnungsregeln: Die Automatenumsätze müssen sich je Automat nachvollziehen lassen, etwa über Zählwerke und dokumentierte Leerungen mit Datum und Bestand. Ob und wie ein Automat mit elektronischer Registrierkassenfunktion unter die TSE-Pflicht fällt, hängt von seiner technischen Ausgestaltung ab - kläre die Einordnung deines konkreten Geräts mit dem Hersteller und deiner Steuerberatung.
Digitale SB-Kassen
Setzt du im SB-Hofladen ein elektronisches Self-Checkout-Terminal oder eine Kassen-App ein, ist das ein elektronisches Aufzeichnungssystem wie jede andere Kasse: TSE, Belegausgabe und ELSTER-Meldung gelten dann genauso. Der Vorteil: Jeder Verkauf ist einzeln erfasst, und die täglichen Zählberichte der offenen Ladenkasse entfallen.
Die Hofladen-Kasse von Farmerino: Web-Kasse im Kassensystem-Paket
Farmerino bereitet ein Kassensystem-Paket für den Hofladen-Tresen vor: eine geräteunabhängige Web-Kasse für 99 €/Monat, verfügbar ab Mitte Juli. Die Kasse läuft im Browser auf deinem eigenen Smartphone, Tablet oder Desktop - du brauchst keine proprietäre Kassenhardware zu kaufen.
- Barzahlung ohne Transaktionsgebühr: Barverkäufe an der Kasse kosten dich keine Gebühr pro Bon.
- TSE-Anbindung (fiskaly) vorbereitet: Die technische Anbindung an eine TSE des Anbieters fiskaly ist vorbereitet.
- Ein System für Laden und Online-Hofladen: Kasse, Online-Shop und Warenbestand arbeiten auf demselben Datenbestand - was am Tresen verkauft wird, fehlt nicht erst nach manueller Pflege im Online-Hofladen.
- Paket-Modell: Die Kasse läuft nur mit aktivem Kassensystem-Paket (99 €/Monat). Dein Online-Hofladen selbst bleibt davon unabhängig und kostet weiterhin keine Grundgebühr.
Die Pakete verwaltest du im Verkäufer-Dashboard unter Pakete. Wenn du noch keinen Online-Hofladen bei Farmerino hast, findest du den Einstieg auf der Seite Partner werden und den vollen Funktionsumfang auf der Funktionsübersicht.
Häufige Fragen zur Hofladen-Kasse
Ist eine offene Ladenkasse im Hofladen noch erlaubt?
Ja. In Deutschland gibt es keine Registrierkassenpflicht, die offene Ladenkasse bleibt erlaubt. Du musst aber die Aufzeichnungspflichten einhalten: grundsätzlich Einzelaufzeichnung, beim Barverkauf an viele unbekannte Kunden ersatzweise ein täglicher, rückwärts aufgebauter Kassenbericht mit gezähltem Kassenbestand. Ein tägliches Zählprotokoll ist dringend zu empfehlen.
Brauche ich für meine Hofladen-Kasse eine TSE?
Sobald du ein elektronisches Kassensystem einsetzt, ja: § 146a AO und die KassenSichV verlangen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, die jeden Kassenvorgang signiert. Für eine offene Ladenkasse ohne Elektronik gilt die TSE-Pflicht nicht. Der Betrieb einer elektronischen Kasse ohne TSE kann als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeld geahndet werden.
Muss ich meine Kasse dem Finanzamt melden?
Elektronische Kassensysteme müssen dem Finanzamt elektronisch über "Mein ELSTER" gemeldet werden, mit Seriennummern und TSE-Daten je Betriebsstätte. Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats zu melden. Offene Ladenkassen sind nicht meldepflichtig. Zusätzlich kann das Finanzamt jederzeit eine unangekündigte Kassennachschau durchführen.
Welche Steuersätze gelten an der Hofladen-Kasse?
Bei Regelbesteuerung gilt für die meisten Lebensmittel 7 %, für andere Waren 19 %. Pauschalierende Betriebe nach § 24 UStG rechnen mit Durchschnittssätzen, etwa 10,7 % für die meisten landwirtschaftlichen und 5,5 % für forstwirtschaftliche Erzeugnisse; zugekaufte Handelsware fällt nicht darunter. Pfand wird steuerlich mit 19 % behandelt. Die passenden Sätze für deinen Betrieb klärst du mit deiner Steuerberatung.
Was kostet die Hofladen-Kasse von Farmerino?
Das Kassensystem-Paket kostet 99 €/Monat und ist ab Mitte Juli verfügbar. Es enthält eine geräteunabhängige Web-Kasse für Smartphone, Tablet oder Desktop, Barzahlung ohne Transaktionsgebühr und teilt sich den Warenbestand mit deinem Online-Hofladen. Die TSE-Anbindung (fiskaly) ist vorbereitet. Die Kasse läuft nur mit aktivem Kassensystem-Paket.
Kasse und Online-Hofladen aus einem System
Das Kassensystem-Paket (99 €/Monat, verfügbar ab Mitte Juli) ergänzt deinen Online-Hofladen um eine geräteunabhängige Web-Kasse mit gemeinsamem Warenbestand. Der Online-Hofladen selbst bleibt ohne Einrichtungs-, Grund- und Monatsgebühr: Es fällt nur eine Plattform-Marge von 3,9 % gedeckelt auf 149 €/Monat auf den Netto-Warenwert an, ausschließlich bei erfolgreichen Verkäufen.